Seit 2020 lösen die Zahlteile mit QR-Code mehr und mehr die Einzahlungsscheine mit Referenznummer ab. Per 30.09.2022 wird er alte Standard definitiv eingestellt. Zahlungen auf alte Einzahlungsscheine werden ab dem 01.10.2022 vom Bankensystem zurückgewiesen. Alle Zahlungsempfänger müssen den Umstieg planen. Spendensammelnde Organisationen sollten dafür mehr als 6 Monate einrechnen.
Hinweise für die Umstellung
QR-Zahlteil ist nicht gleich QR-IBAN
- Die QR-IBAN ist der Ersatz für die ESR-Teilnehmernummer (01-xxxxxxx-yy). Diese muss von der kontoführenden Bank separat eingerichtet werden und ist nur in Verbindung mit einer QR-Referenznummer (bisherige 27-stellige ESR-Referenznummer) gültig. Dieser Kanal eignet sich somit für die effiziente Zahlungsabwicklung von professionellen Rechnungsstellern bzw. Fundraisern.
Unsere Empfehlung: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines (einfachen) Fakturierungsprogramms. Von Banken vorgedruckte QR-Zahlteile sind eine Minimallösung und weniger effizient zu bewirtschaften. - Alternativ können auch strukturierte QR-Rechnungen ausgestellt werden mit normaler IBAN. An Stelle einer Referenznummer wird die Rechnung durch eine „Structured Creditor-Reference“ (SCOR) nach ISO 11649 eindeutig identifiziert. Dieses Format ist vor allem für Rechnungen an ausländische Zahlungspflichtige sinnvoll.
- Auch rote Einzahlungsscheine werden ersetzt durch einen QR-Zahlteil mit normaler IBAN. Hier ist wie bisher keine eindeutige Rechnungsidentifikation möglich, immerhin kann ein (1) Zahlungszweck vorgedruckt werden. Die QR-Zahlteile sind deutlich stärker standardisiert: bisher geschätzte flexible Andrucke des Zahlungszwecks (Wahlmöglichkeiten zum Ankreuzen) fallen weg. Ebenso ist eine manuelle Ergänzung des Zahlungszwecks durch den Einzahler nicht mehr möglich.
- Ein Verzicht auf QR-Zahlteile ist möglich. Stattdessen kann die blosse IBAN bekannt gegeben werden für Banküberweisungen mit individuellem Begleittext. Diese Zahlungsform ist in der Nachbearbeitung administrativ am aufwändigsten.
Daueraufträge aktiv angehen
Alte Daueraufträge auf ESR-Referenzen werden ab dem 01.10.2022 technisch nicht mehr ausgeführt. Bei einzelnen Banken ist es bereits heute nicht mehr möglich, Daueraufträge im ESR-Format über den Umstellungszeitpunkt hinaus zu erfassen. Wer bisher über regelmässige Daueraufträge Rechnungen beglichen hat, tut gut daran, sich proaktiv nach neuen Zahlungsinstruktionen zu erkundigen. Dies minimiert zeitliche Engpässe und Zahlungsverzüge während den Herbstferien.
Zusatzempfehlungen für Spendenempfänger / Fundraiser:
- Professionelle Fundraising-Kanäle mit spezifischen Sammlungen pro Projekt/Spenderadresse/Mailing müssen zwingend vor dem 30.09.2022 auf die neue Systematik umgestellt werden. Die passende Form des künftigen Zahlungskanals ist zu wählen, gegebenenfalls muss das Fundraising-System angepasst werden.
- Wer noch kein Fundraising-Tool im Einsatz hat, dem empfehlen wir, mindestens ein einfaches solches Programm zu beschaffen. Unstrukturierte Zahlungseingänge (und selbst definierte Zahlungszwecke) sind administrativ deutlich aufwändiger.
- Insbesondere ist der Umgang mit regelmässigen Spendern umsichtig zu gestalten. Mehrere Kommunikationswellen sind einzuplanen. Die Buchführung muss jeweils tagfertig auswerten können, wer noch nicht auf die neuen Zahlungskanäle umgestellt hat und erneut zu kontaktieren ist. Den Zeitbedarf dafür schätzen wir auf mindestens 6 Monate.
- Durch die höhere Standardisierung der QR-Zahlteile können Zahlungszwecke nicht mehr dynamisch vom Einzahler verändert werden. Verschiedene Spendenzwecke sind somit vorab mit jeweils anderen QR-Zahlteilen einzurichten.
Unsere Empfehlung: haben Sie den Mut, vielfältige Spenderwünsche beratend auf „wo am dringendsten benötigt“ (allgemeine Spende) umzustellen.